NF525 : la caisse de votre boutique de créateurs est-elle vraiment conforme ?

La loi n’exige pas une norme, elle exige une preuve : celle que le logiciel de caisse utilisé satisfait à quatre conditions (inaltérabilité, sécurisation, conservation, archivage). « NF525 » est le nom d’un certificat qui apporte cette preuve, pas celui de l’obligation. Dans une boutique où vingt créateurs déposent leurs pièces et se relaient à la caisse, il faut donc savoir qui est l’assujetti qui enregistre les encaissements, avec quel logiciel, et ce que cette preuve doit couvrir.

NF525 n’est pas la loi, c’est un certificat

L’obligation vient de l’article 286-I-3° bis du Code général des impôts, issu de la loi anti-fraude à la TVA. Depuis le 1er janvier 2018, un assujetti à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients particuliers avec un logiciel ou un système de caisse doit utiliser un outil qui satisfait quatre conditions : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données d’encaissement.

Pour le prouver, la loi prévoit deux catégories de justificatifs : un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues par la loi (la marque NF 525, portée par AFNOR Certification avec Infocert, et la certification du LNE sont les plus répandues), ou une attestation individuelle établie par l’éditeur du logiciel, conforme au modèle de l’administration. Le certificat porte sur le logiciel ou sa version ; l’attestation est établie au nom de l’entreprise utilisatrice. Dire « caisse NF525 » revient donc à citer une marque de certificat, pas l’obligation. Un logiciel peut être parfaitement en règle sans le logo NF525, s’il fournit l’autre justificatif.

Ce point a bougé récemment. La loi de finances pour 2025 avait supprimé l’attestation de l’éditeur, ne laissant que le certificat ; la loi de finances pour 2026 (article 125) l’a rétablie, avec effet au 21 février 2026. Aujourd’hui, les deux modes de preuve sont de nouveau valables. Si un vendeur vous dit que « seule la certification compte désormais », il a un an de retard.

Qui est concerné, et ce que ça coûte

Sont concernés les assujettis à la TVA qui enregistrent avec un logiciel de caisse les règlements de clients particuliers, c’est-à-dire des ventes qui ne donnent pas lieu à facture. En sont dispensés ceux qui relèvent de la franchise en base de TVA, ceux qui ne vendent qu’à des professionnels et ceux qui n’utilisent aucun logiciel (le cahier et la calculette restent légaux, quoique peu recommandables). Le statut de la boutique compte donc : une boutique assujettie à la TVA qui vend au public avec un logiciel est concernée dès le premier ticket ; une association ou une micro-entreprise en franchise en base ne l’est pas, jusqu’au jour où elle dépasse le seuil ou opte pour la TVA.

La sanction est prévue à l’article 1770 duodecies du CGI : 7 500 € d’amende par logiciel ou système de caisse pour lequel le justificatif ne peut pas être présenté, avec un délai de soixante jours pour se mettre en conformité, et une nouvelle amende de 7 500 € si rien n’a été fait à l’issue du délai. L’amende sanctionne l’absence de preuve, pas la fraude : une boutique parfaitement honnête qui n’a pas le bon document est exposée.

Boutique de créateurs : qui doit détenir le justificatif ?

C’est la question spécifique au dépôt-vente, et la réponse tient à une chose : qui est l’assujetti qui enregistre les règlements, avec quel logiciel. Dans la grande majorité des boutiques de créateurs en dépôt-vente, c’est l’entreprise qui exploite la boutique qui enregistre l’encaissement de la cliente : elle émet le ticket avec son logiciel, puis reverse aux créateurs leur part selon le contrat. Le justificatif suit l’entreprise utilisatrice et le logiciel : un certificat ou une attestation pour cette entreprise, pour ce logiciel. Si la même entreprise exploite plusieurs points de vente avec le même logiciel, un seul justificatif couvre l’ensemble. Les créateurs n’ont rien à produire de leur côté tant qu’ils n’enregistrent aucun encaissement eux-mêmes ; leur relation avec la boutique passe par les relevés de reversement, pas par la caisse.

Le cas change dans le corner locatif ou le collectif « chacun sa caisse », où chaque créateur loue un espace et encaisse ses propres ventes avec son propre terminal ou sa propre application. Chaque créateur assujetti à la TVA est alors responsable de son propre justificatif, et la boutique n’en est pas garante. Dans une boutique où les modèles se mélangent (dépôt-vente pour la majorité, corner autonome pour deux ou trois créateurs), il faut être capable de dire pour chaque encaissement quelle caisse l’a enregistré, et de l’écrire dans le contrat de chaque créateur concerné.

Une nuance importante : détenir un justificatif pour la caisse ne dispense pas de traiter correctement la TVA de chaque vente, et ce traitement dépend du contrat. Si la boutique agit en son propre nom (intermédiaire dit « opaque », le cas le plus fréquent en dépôt-vente), elle est réputée acheter et revendre l’article et la TVA porte sur le prix payé par la cliente. Si elle agit au nom et pour le compte du créateur (mandat « transparent »), elle n’est redevable de la TVA que sur sa commission, et le créateur reste le vendeur. Le régime réel se lit dans le contrat et dans la pratique, pas dans l’intitulé. C’est une autre question, abordée dans notre article sur dépôt-vente ou achat-revente, mais les deux se rencontrent sur le ticket.

Ce que l’inaltérabilité veut dire quand vingt personnes encaissent

Les quatre conditions de la loi prennent un relief particulier dans une boutique collective, parce que la caisse y est tenue par des personnes différentes chaque jour, souvent les créateurs eux-mêmes en permanence. Trois exigences concrètes en découlent.

Un encaissement enregistré ne se modifie pas. La loi n’impose aucune technique particulière, mais le résultat attendu est clair : un ticket enregistré ne se modifie pas et ne se supprime pas, une correction est un nouvel enregistrement (avoir, annulation tracée) qui renvoie au premier. En pratique, les éditeurs y parviennent par un journal chaîné et signé, où toute altération devient détectable. Si une permanente peut « rectifier » un ticket d’hier depuis l’écran de caisse sans laisser de trace, le logiciel ne remplit pas la condition, quel que soit le papier qui l’accompagne.

Chaque ticket doit dire qui a encaissé. Ce n’est pas une exigence littérale du texte, mais c’est ce qui rend le journal exploitable lors d’un contrôle et, surtout, ce qui protège les créateurs entre eux. Une boutique en permanences tournantes doit pouvoir répondre à « qui tenait la caisse le 14 à 16 h ? » sans consulter un planning papier. Comptes nominatifs, pas de compte partagé « caisse ».

La répartition ne doit pas être une deuxième saisie. Le piège classique de la boutique de créateurs est d’avoir une caisse conforme d’un côté, et de l’autre un tableur où l’on ressaisit les ventes par créateur pour calculer les reversements. Deux saisies, deux totaux qui divergent, et lors d’un contrôle deux versions des mêmes ventes. La répartition par créateur doit être dérivée du journal d’encaissement, jamais saisie à côté : chaque ligne de ticket porte le créateur propriétaire de l’article dès l’encaissement, et le relevé mensuel se calcule à partir de ces lignes. Notre article sur les reversements aux créateurs détaille ce qu’un relevé doit contenir.

Les clôtures et l’archivage, sans trou

L’administration attend des clôtures journalières, mensuelles et annuelles, avec des totaux cumulés, et une archive des données de la période conservée six ans. Dans une boutique collective, les trous viennent des jours où personne n’a pensé à clôturer : la permanente du samedi est partie sans appuyer sur le bouton, celle du mardi ne savait pas qu’il fallait le faire. Un logiciel bien conçu génère la clôture de toute journée ayant eu une vente, avec ou sans clic. C’est la question à poser à l’éditeur : « que se passe-t-il si personne ne clôture ? »

Pour l’archivage, exigez un format ouvert et vérifiable : une archive annuelle signée, dont l’empreinte peut être recalculée, plutôt qu’un export propriétaire que seul l’éditeur sait relire. Le jour où vous changez d’outil ou où l’éditeur disparaît, c’est ce fichier qui vous protège.

Votre liste de vérification

Avant de signer avec un éditeur, ou pour vérifier votre outil actuel, posez cinq questions et exigez des réponses écrites :

Quel justificatif me fournissez-vous, certificat d’organisme accrédité ou attestation individuelle conforme au modèle officiel, et au nom de quelle entité sera-t-il établi ?
Un ticket enregistré peut-il être modifié ou supprimé ? Par qui, et quelle trace reste-t-il ?
Chaque encaissement porte-t-il l’identité de la personne qui a tenu la caisse, avec des comptes individuels pour mes créateurs en permanence ?
La répartition par créateur est-elle calculée à partir du journal d’encaissement, ou ressaisie ailleurs ?
Que se passe-t-il un jour où personne ne clôture, et sous quelle forme puis-je récupérer mes archives si je vous quitte ?

Si vous êtes en train de choisir votre outil, notre article sur les 7 fonctions indispensables d’un logiciel de caisse pour dépôt-vente complète cette liste sur le volet métier.

Comment Make & Till répond à ces exigences

Make & Till a été conçu pour la boutique de créateurs, donc pour ce cas précis : un journal d’encaissement chaîné et signé, où chaque ligne porte le créateur propriétaire de l’article et chaque ticket la personne qui a encaissé ; des clôtures journalières, mensuelles et annuelles générées sans trou ; une archive annuelle signée, vérifiable par empreinte SHA-256, dans un format ouvert et documenté ; et l’attestation individuelle de l’éditeur, conforme au modèle officiel, établie au nom de votre organisation, l’entreprise qui exploite vos boutiques. Les relevés des créateurs sont dérivés du même journal, sans ressaisie. L’essai est gratuit pendant un mois.